Mô tả công việc |
Chức danh Trợ lý cho Giám đốc điều hành.
Giới thiệu chung Nhiệm vụ chính của Trợ lý là giúp Giám đốc điều hànhtập trung vào việc định hướng, điều hành công việc tại Công ty. Trợ lý thực hiện nhiệm vụ của mình thông qua việc hỗ trợ, quản lý các công việc liên quan do Giám đốc điều hành chỉ đạo.
Để thực hiện tốt vai trò “cánh tay phải” của Giám đốc điều hành, ngoài các kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, tin học, … Trợ lý còn phải là người trung thực, mẫn cán, cầu tiến, luôn cập nhật tình hình hoạt động của doanh nghiệp, của cá nhân Giám đốc điều hành và sẵn sàng thích nghi với môi trường làm việc có sức ép lớn.
Báo cáo cho Giám đốc điều hành (GĐĐH)
Bộ phận trực thuộc Không trực thuộc bộ phận cụ thể
Nắm bắt, cập nhật tình hình hoạt động
• Nắm vững và chủ động cập nhật tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu phát triển, tình hình hoạt động của Công ty và của từng bộ phận trong Công ty để làm cơ sở thực hiện nhiệm vụ của mình;
• Tổng hợp, cập nhật hàng tuần cho GĐĐH các thông tin hữu ích cho công việc bao gồm nhưng không giới hạn bởi thông tin về thị trường, công nghệ, pháp lý, v.v. trong các lĩnh vực liên quan đến ngành nghề hoạt động của công ty.
Xử lý, kiểm soát thông tin
• Là đầu mối thông tin liên lạc trong công việc giữa các đối tác trong, ngoài nước với Công ty liên quan đến nhiệm vụ công việc của GĐĐH.
(Tổng hợp, phân tích và tóm tắt nội dung thông tin gửi tới GĐĐH từ các tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài Công ty thông qua đường điện thoại, fax, văn thư, thư điện tử và các hình thức trao đổi thông tin khác; thay mặt GĐĐHphản hồi các cuộc điện thoại, email, văn bản và các hình thức khác theo phạm vi được giao);
• Tổng hợp nội dung báo cáo và tóm tắt lại cho GĐĐH khi có yêu cầu của GĐĐH;
• Chủ động và thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận, các tồn tại, vướng mắc và hướng giải quyết cho GĐĐH;
• Rà soát, đảm bảo các văn bản do GĐĐH duyệt đã được các bộ phận có liên quan kiểm tra và xác nhận về nội dung trước khi trình ký GĐĐH; chủ động làm rõ nội dung các văn bản này với các bên có liên quan khi cần;
• Truyền đạt bằng lời nói và/hoặc văn bản tới các bộ phận trong Công ty về ý kiến chỉ đạo xử lý công việc của GĐĐH; theo dõi, đảm bảo các bộ phận này xử lý công việc theo đúng nội dung chỉ đạo và hỗ trợ các bộ phận này khi cần;
• Theo dõi việc phối hợp xử lý công việc của các tổ chức, cá nhân bên ngoài theo nội dung văn bản của Công ty ban hành; điều phối việc các bộ phận trong công ty làm rõ, giải trình nội dung văn bản với các tổ chức, cá nhân trên theo phạm vi được phân công.
Tổ chức các buổi làm việc • Tổng hợp, phân tích thông tin liên quan đến buổi làm việc từ các bên có liên quan để báo cáo GĐĐH trước mỗi buổi làm việc;
• Chuẩn bị cho GĐĐH các tài liệu cần dùng trong các buổi làm việc như báo cáo, thuyết trình, v.v.
• Đặt địa điểm làm việc theo lịch làm việc cụ thể, đảm bảo địa điểm làm việc có đầy đủ các trang bị cần thiết;
• Tham gia vào các buổi làm việc có liên quan đến công việc được giao phụ trách hoặc khi được GĐĐH yêu cầu;
Thu xếp dịch vụ hậu cần • Lập lịch trình công tác cụ thể cho GĐĐH;
• Tháp tùng GĐĐH đi công tác đối với các chuyến công tác liên quan trực tiếp đến công việc được giao phụ trách hoặc khi được GĐĐH yêu cầu;
• Thu thập, phân tích thông tin từ các chuyến công tác; lập và phân phối báo cáo công tác đến các tổ chức, cá nhân có liên quan;
• Thay GĐĐH thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh toán công tác phí bao gồm cả việc chuẩn bị ngoại tệ khi đi công tác nước ngoài;
• Cập nhật cho GĐĐH các thông tin cơ bản về nơi đến công tác không phải là địa điểm quen thuộc của GĐĐH.
Thư ký Hội đồng quản trị / Hội đồng thành viên • Kiêm nhiệm vai trò Thư ký HĐQT / HĐTV tại Công ty và các doanh nghiệp có liên quan theo sự chỉ định của GĐĐH;
• Tổ chức các buổi làm việc của ĐHĐCĐ, HĐQT / HĐTV ;
• Tổng hợp, lưu trữ, cập nhật mọi tài liệu liên quan trực tiếp đến ĐHĐCĐ, HĐQT / HĐTV của Công ty và các doanh nghiệp có liên quan.
Quản lý văn phòng GĐĐH • Giữ chìa khoá phòng làm việc cá nhân của GĐĐH; hàng ngày kiểm tra và đảm bảo phòng làm việc luôn gọn gàng và sạch sẽ;
• Tiếp đón, phân loại khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý Nhà nước đến làm việc với GĐĐH tại Công ty; thay mặt GĐĐH làm việc với các tổ chức, cá nhân này tại phòng khách hoặc phòng họp của Công ty khi được uỷ quyền;
Lưu trữ hồ sơ • Phân loại, lưu trữ, cập nhật và quản lý hồ sơ được gửi tới hoặc thuộc phạm vi quản lý cua GĐĐH;
• Phân loại, lưu trữ, sao lưu tài liệu dưới dạng dữ liệu điện tử trong máy tính, các thiết bị di động và các tài khoản lưu trữ trực tuyến của GĐĐH;
• Phân loại, cập nhật dữ liệu quản lý công việc cá nhân điện tử của GĐĐH bao gồm nhưng không giới hạn bởi thư điện tử, sổ địa chỉ, lịch làm việc, danh mục việc cần làm, sổ ghi chép, tài liệu, hình ảnh, v.v. thông qua các phần mềm hoặc giao diện trực tuyến tương ứng.
Hỗ trợ, quản lý việc cá nhân • Đặt các dịch vụ hậu cần khi được yêu cầu bao gồm nhưng không giới hạn bởi dịch vụ ẩm thực, chăm sóc sức khoẻ, vui chơi giải trí, v.v.
• Thanh toán và lưu chứng từ các khoản chi phí cá nhân hàng tháng của GĐĐH như phụ cấp cho lái xe, chi phí liên quan đến xe ô tô, cước dịch vụ viễn thông các loại, v.v.
• Mua sắm các sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu của GĐĐH;
• Tổ chức các sự kiện cá nhân theo yêu cầu của GĐĐH.
Các trách nhiệm khác
• Theo sự phân công của GĐĐH.
|
Yêu cầu khác |
Tình trạng hôn nhân • Không có yêu cầu cụ thể.
Bằng cấp / chứng chỉ • Tốt nghiệp đại học hệ chính quy, ưu tiên ứng viên được đào tạo tại nước ngoài (các nước sử dụng tiếng Anh).
• Chứng chỉ tiếng Anh quốc tế, tin học và các chứng chỉ phù hợp khác.
Kiến thức • Có hiểu biết cơ bản, bao quát về quy định pháp luật trong lĩnh vực doanh nghiệp, đầu tư, thương mại, tài chính, …
• Quen thuộc với hệ thống các quy định quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Ngoại ngữ • Tối thiểu IELTS 7.5 hoặc tương đương.
Trình độ máy tính • Ứng viên cần có trình độ xuất sắc với các phần mềm văn phòng Microsoft Office như Word Excel, PowerPoint, Outlook; Microsoft Project;
• Ứng viên có trình độ cao đối với các ứng dụng Internet đặc biệt là sử dụng công cụ tìm kiếm;
• Sử dụng thành thạo máy tính cá nhân, các loại thiết bị di động cá nhân, các loại thiết bị văn phòng.
Kỹ năng • Ứng viên phải có kỹ năng xuất sắc trong lĩnh vực giao tiếp và gây ảnh hưởng đến người khác;
• Kỹ năng tổng hợp, bao quát, phân tíc |