Mô tả công việc |
1. Lập kế hoạch Lập và triển khai kế hoạch của cá nhân theo quy định (Năm, Quý, Tháng). 2. Thực hiên các công việc hành chính
Xây dựng phương án mua TSCĐ, CCDC phục vụ hoạt động của Chi nhánh. Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp TSCĐ, CCDC. Làm hợp đồng và đặt hàng. Theo dõi, kiểm tra quá trình nhận hàng, kịp thời phát hiện sai sót, hỏng hóc và báo với nhà cung cấp. Thanh lý hợp đồng và bàn giao cho các đơn vị/bộ phận. Kiểm tra, theo dõi, phát hiện hỏng hóc kịp thời và tiến hành chọn nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa. Quản lý các hợp đồng mua sắm hàng hóa dịch vụ, theo dõi , nghiệm thu và thanh quyết toán theo quy định. Trực tiếp quản lý việc vận hành, bảo dưỡng định kỳ máy Fax, Scan, điện thoại, các thiết bị khác tại các phòng làm việc, phòng họp, hội trường. Tiếp nhận, tổng hợp nhu cầu mua VPP của các đơn vị/bộ phận và trình lãnh đạo phê duyệt. Đặt mua và bàn giao VPP cho các đơn vị, thực hiện thanh quyết toán. Cấp phát trang thiết bị, phương tiện làm việc: thẻ nhân viên, thẻ gửi xe… cho CBNV Chi nhánh. Theo dõi, giám sát, quản lý nhập, xuất kho VPP, CCDC, TSCĐ (nếu có). Cung cấp, theo dõi, thanh toán các chi phí cố định: điện, nước, điện thoại, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ... Gửi bưu phẩm, bưu kiện trong nước và quốc tế theo yêu cầu của các đơn vị/bộ phận. Thực hiện theo dõi, kiểm tra các công việc khác như: công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, an ninh... Tổ chức, giám sát, quản lý bếp ăn tập thể (nếu có) 3. Thực hiện các công tác quản lý xe công
Tiếp nhận, tổng hợp các tờ trình đề xuất sử dụng xe của các đơn vị/bộ phận. Bố trí xe phục vụ nhu cầu của các đơn vị/bộ phận đưa đón CBNV, lãnh đạo đơn vị, khách hàng, đối tác...theo chỉ đạo của Trưởng phòng/BGĐ Chi nhánh. Theo dõi thời gian, lịch trình bảo hành, bảo dưỡng xe. Làm tờ trình sửa chữa, bảo dưỡng...xe và thực hiện các công việc thanh quyết toán liên quan. 4. Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, quản lý con dấu
Tiếp nhận công văn đi, công văn đến. Lấy số, vào sổ lưu trữ, sao lưu. Gửi công văn đi, công văn đến đến các đơn vị liên quan. Quản lý các văn bản chuyên biệt, văn bản sao, giấy tờ khống chỉ...theo đúng quy định. Bảo quản các loại con dấu của Chi nhánh: dấu cơ quan, dấu tiêu đề, dấu chức danh, dấu công văn đến - đi, dấu sao y... Tự tay đóng dấu cơ quan vào các văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền. Đóng dấu tiêu đề, chức danh, công văn đi - đến, sao y...vào các văn bản hợp lệ. 5. Công việc khác
Góp phần xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện trong nội bộ Phòng, Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp quản lý Phòng, lãnh đạo Chi nhánh. |